Regulamin WZK

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA WOJEWÓDZKIEGO ZESPOŁU KOORDYNACJI 
 
Postanowienia ogólne 
 
§ 1Definicje 
 
Mechanizm współpracy i koordynacji - to dokument przyjęty przez Zarząd Województwa Lubuskiego Uchwałą nr 277/3802/22 z 26 lipca 2022 r. pod nazwą „Mechanizm współpracy i koordynacji w zakresie uczenia się przez całe życie dla województwa lubuskiego”, opracowany w ramach współpracy Ministerstwa Edukacji i Nauki z przedstawicielami Województwa Lubuskiego. Dokument ten stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
Projekt „Umiejętności tworzą możliwości” – to przedsięwzięcie realizowane w ramach inwestycji A3.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności pn. „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się całe życie, w tym uczenia się dorosłych” realizowanego przez Województwo Lubuskie / Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze we współpracy z partnerami.
Biuro Koordynacji – biuro obsługujące działanie Wojewódzkiego Zespołu Koordynacji, które tworzy zespół pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze, z siedzibą przy ul. Wyspiańskiego 15, 65-036 Zielona Góra. Podstawową formą komunikowania się z Biurem Koordynacji jest droga elektroniczna – adres e-mail: ZSU2030@wup.zgora.pl oraz telefoniczna pod nr 68 456 56 03, 68 456 56 33.

§ 2  

1.    Wojewódzki Zespół Koordynacji, zwany dalej WZK został powołany Uchwałą nr 292/4025/22 Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia 18 października 2022 roku, zwaną dalej „Uchwałą”.
2.    Niniejszy Regulamin określa cel, zadania oraz zasady funkcjonowania WZK, jako ciała opiniotwórczo-doradczego wobec Zarządu Województwa Lubuskiego w zakresie działań zorientowanych na wsparcie kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych, jeszcze lepsze dopasowanie kształcenia do rynku pracy oraz upowszechniania uczenia się przez całe życie.   

Cel i zadania WZK
§ 3  

1.    Głównym celem WZK jest:
a)    wpieranie wdrażania, koordynacji i monitorowania Zintegrowanej Strategii Umiejętności 2030, zwanej dalej „ZSU2030” w województwie lubuskim,
b)   skoordynowanie w województwie lubuskim działań różnych podmiotów działających na rzecz rozwijania umiejętności,
c)    wyrażanie opinii i wydawanie rekomendacji dotyczących istotnych dla województwa lubuskiego rozwiązań oraz przedsięwzięć realizowanych w obszarze polityki uczenia się przez całe życie,
d)  podejmowanie działań mających na celu opracowanie zoperacjonalizowanego programu wdrożeniowego Zintegrowanej Strategii Umiejętności 2030 na poziomie regionalnym.
2.    WZK wraz z Biurem Koordynacji wdrażają Mechanizm współpracy i koordynacji.  

§ 4 

1.    Pełnienie przez WZK funkcji opiniotwórczo – doradczej dla Zarządu Województwa Lubuskiego następuje w szczególności poprzez:
a)    systematyczny przegląd inicjatyw i przedsięwzięć realizowanych w województwie lubuskim w obszarze polityki uczenia się przez całe życie,
b)    analizowanie kwestii wpływających na politykę uczenia się przez całe życie i poszukiwanie korzystnych rozwiązań,
c)    wspieranie działań służących efektywnemu wydatkowaniu w województwie lubuskim środków przeznaczonych na uczenie się przez całe życie,
d)    przedstawianie Zarządowi Województwa Lubuskiego i innym instytucjom rekomendacji i opinii dotyczących inicjatyw i przedsięwzięć realizowanych w województwie lubuskim w obszarze polityki uczenia się przez całe życie.  
2.    Zadania WZK obejmują w szczególności:
a)    wspieranie polityki edukacyjnej regionu na potrzeby przygotowania kadr dla gospodarki regionu i uczenia się przez całe życie,
b)    koordynację działań w zakresie doradztwa zawodowego w regionach dla uczniów, studentów oraz osób dorosłych,
c)    promocję kształcenia zawodowego oraz idei uczenia się przez całe życie,
d)   opracowanie zoperacjonalizowanego programu wdrażania ZSU 2030 dla województwa lubuskiego.  
3.    Realizacja zadań WZK odbywa się m.in. poprzez:
a)    aktywne uczestnictwo w posiedzeniach WZK,
b)    przedstawianie stanowisk i opinii środowisk reprezentowanych przez członków WZK,
c)    analizowanie opracowań / raportów / statystyk odnoszących się do rozpatrywanych kwestii,
d)  wnioskowanie o przygotowywanie informacji / zestawień / danych związanych z zagadnieniami rozpatrywanymi przez WZK,
e)    wnioskowanie o udział w posiedzeniach WZK osób właściwych ze względu na rozpatrywane kwestie, w tym ekspertów, doradców, praktyków właściwych merytorycznie dla danego tematu,
f)     wnioskowanie o zlecanie dodatkowych opracowań, badań, ekspertyz w zakresie poruszanych kwestii oraz analizowanie uzyskanych wyników,
g)   powoływanie roboczych grup tematycznych, w odniesieniu do rozpatrywanych przez WZK kwestii szczególnych i aktywny udział w pracach tych grup,
h)  proponowanie rozwiązań usprawniających wdrażanie Mechanizmu współpracy i koordynacji w województwie oraz wypracowanie rekomendacji w tym zakresie,
i)     uczestniczenie w wyjazdach studyjnych służących wymianie informacji i implementacji sprawdzonych rozwiązań w regionie i poza nim,
j)     konsultowanie działań w ramach projektu „Umiejętności tworzą możliwości” z Biurem Koordynacji, wpływanie na jego przebieg oraz rozpowszechnianie projektu w reprezentowanych środowiskach.  
4.    Realizację zadań WZK wspiera Biuro Koordynacji, do którego zadań należy w szczególności:
a)    obsługa organizacyjna, biurowa i administracyjna WZK oraz roboczych grup tematycznych,
b)    prowadzenie dokumentacji z posiedzeń, w tym sporządzanie protokołów,
c)    przygotowywanie dla WZK niezbędnych danych merytorycznych, zestawień, opracowań, analiz,
d)    powoływanie ekspertów, doradców i praktyków właściwych merytorycznie dla danego tematu,
e)  wykonywanie lub zlecanie dodatkowych opracowań / raportów / analiz w zakresie poruszanych obszarów,
f)    opracowywanie propozycji rozwiązań dla kwestii zgłaszanych przez członków WZK, w tym projektów uchwał dotyczących rekomendacji, i innych niezbędnych do realizacji zadań WZK,
g)  integracja interesariuszy z obszaru kształcenia zawodowego i uczenia się przez całe życie w województwie lubuskim,
h)    promocja kształcenia zawodowego oraz idei uczenia się przez całe życie, w tym organizacja konferencji, kampanii społecznych, targów edukacyjnych, warsztatów szkoleniowych, seminariów, konkursów branżowych i innych wydarzeń o charakterze informacyjno – promocyjnym i upowszechniającym,
i)     organizacja wizyt studyjnych,
j)    czynności związane z realizacją działań w ramach projektu „Umiejętności tworzą możliwości”, w tym działań partnerów.    

Sposób powoływania i skład WZK
§ 5 

1.   Grupę podmiotów wchodzących w skład WZK określa Uchwała. W skład WZK wchodzą przedstawiciele kluczowych na rzecz rozwijania umiejętności w województwie lubuskim instytucji i podmiotów, tj. oświaty, gospodarki i rynku pracy, zarządzania strategicznego, funduszy europejskich oraz dialogu społecznego. Lista podmiotów wchodzących w skład WZK stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2.  Skład WZK może zostać rozszerzony o nowe organizacje / podmioty / instytucje. W tym celu zainteresowany podmiot składa pismo do Biura Koordynacji wraz z uzasadnieniem, zawierającym co najmniej:
a)     nazwę i adres instytucji,
b)     imię i nazwisko kandydata na członka WZK i jego zastępcy,
c)      uzasadnienie włączenia do WZK z opisem prowadzonej działalności,
d)     adres email do korespondencji.
3.   Na podstawie złożonego wniosku, po zasięgnięciu opinii członków WZK, rekomendacja o przyjęciu nowego członka będzie przedkładana do zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Lubuskiego. Informację o wyniku rozpatrzenia zgłoszenia nowy podmiot otrzyma za pośrednictwem Biura Koordynacji. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku istnieje możliwość odwołania się od decyzji i ponownego złożenia pisma w tej sprawie do Biura Koordynacji.
3.     W posiedzeniach WZK uczestniczą:
a)     Przewodniczący WZK,
b)     Członek WZK,
c)      Obserwator
d)     Inne osoby na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
4.    Funkcję Przewodniczącego WZK pełni Przedstawiciel Zarządu Województwa Lubuskiego. Posiada on wszelkie uprawnienia członka WZK.
5.    WZK obraduje w obecności Przewodniczącego oraz co najmniej połowy składu WZK, z prawem do głosowania. W przypadku nieobecności Przewodniczącego, jego obowiązki pełni inna osoba, upoważniona przez Przewodniczącego, posiadająca prawo głosu w obradach.
6.     Członek WZK zostaje wyznaczony przez instytucję, która wchodzi w skład WZK. Podmioty delegujące dążą do zapewnienia swojej stałej reprezentacji w WZK.
7.     Jeśli Członek WZK nie może uczestniczyć w posiedzeniu WZK, wówczas bierze udział jego zastępca, lub inny przedstawiciel danej instytucji. Przedstawiciel ten korzysta z wszystkich praw i realizuje wszystkie obowiązki Członka WZK związane z uczestnictwem w danym posiedzeniu.
8.     Członkostwo w WZK ustaje:
a)     z dniem utraty przez Członka WZK funkcji w podmiocie delegującym, z którą związane jest członkostwo,
b)     w przypadku śmierci Członka WZK,
c)      na wniosek Członka lub podmiotu delegującego swojego przedstawiciela,
d)     na uzasadniony wniosek Przewodniczącego.
9.    W przypadku ustania członkostwa podmiot delegujący niezwłocznie wyznacza nowego przedstawiciela, o czym informuje Biuro Koordynacji.
10.  W posiedzeniu WZK mogą uczestniczyć przedstawiciele innych instytucji/podmiotów, istotnych dla obszaru stanowiącego przedmiot obrad, pełniąc w nich wówczas rolę obserwatorów.
11.  Obserwator ma prawo uczestniczenia w posiedzeniu WZK, zabierania głosu i wyrażania opinii w kwestiach będących przedmiotem obrad, jednakże nie przysługuje mu prawo do głosowania.
12.  Na zaproszenie członków WZK lub Biura Koordynacji w posiedzeniach WZK mogą uczestniczyć ponadto eksperci zewnętrzni, doradcy, specjaliści. Ich zadaniem będzie wsparcie merytoryczne m.in. przy wypracowywaniu opinii, rekomendacji w omawianych obszarach. Członek WZK informuje Biuro Koordynacji o zamiarze zaproszenia wybranego eksperta lub o potrzebie konsultacji w danej dziedzinie. Biuro Koordynacji organizuje udział w obradach właściwych ekspertów.  
13.  Członkowie WZK mogą powoływać robocze grupy tematyczne. Zadaniem grup będzie analiza kwestii szczególnych i wypracowywanie stanowisk / opinii / rekomendacji dla danego tematu. W skład grupy roboczej mogą wchodzić wybrani członkowie WZK lub inne osoby, w tym przedstawiciele / reprezentanci instytucji właściwych merytorycznie dla danego tematu grupy.
14.  Posiedzenia roboczych grup tematycznych odbywają się niezależnie od posiedzeń WZK w okresie niezbędnym do wypracowania stanowisk / opinii / rekomendacji dla danego tematu. Obsługę prac grup roboczych zapewnia Biuro Koordynacji, w szczególności w zakresie organizacji miejsca spotkania, terminu, materiałów na potrzeby spotkania.
15.  W posiedzeniach WZK oraz roboczych grup tematycznych biorą udział pracownicy Biura Koordynacji.
16. Każdy uczestnik posiedzenia WZK oraz roboczej grupy wraz ze zgłoszeniem swojego udziału w posiedzeniu, składa deklarację dotyczącą rzetelnej i bezstronnej realizacji zadań WZK.  

Porządek obrad WZK
§ 6  

1.    Pracami WZK kieruje Przewodniczący, do zadań którego należy w szczególności:
a)     przewodniczenie posiedzeniom WZK,
b)     ustalanie przedmiotów i terminów posiedzeń WZK,
c)      organizacja pracy członków WZK,
d)     reprezentowanie WZK na zewnątrz w sprawach dotyczących jego działalności,
e)     kierowanie do Zarządu Województwa Lubuskiego wniosków, opinii, rekomendacji stanowiących efekt prac WZK i realizowanego projektu „Umiejętności tworzą możliwości”.
2.    Przewodniczący wykonuje swoje zadania we współpracy z Biurem Koordynacji.
3.    Posiedzenia WZK odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał lub częściej, w zależności od potrzeb. Dodatkowe posiedzenia WZK mogą być zwoływane z inicjatywy Przewodniczącego lub na wniosek członków WZK, nie później niż w terminie jednego miesiąca od złożenia takiego wniosku do Biura Koordynacji.
4.    Posiedzenie może mieć formę stacjonarną, zdalną lub mieszaną przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość i komunikacji elektronicznej. O wyborze formy decyduje Przewodniczący WZK wraz z Biurem Koordynacji.
5.  Informacje dotyczące miejsca, terminu i przedmiotu obrad przekazywane są członkom WZK za pośrednictwem Biura Koordynacji drogą elektroniczną, co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym posiedzeniem. Wraz z informacją  Biuro Koordynacji przekazuje listę zaproszonych osób (obserwatorów, ekspertów, doradców) oraz niezbędne materiały, opracowania itp. Harmonogram posiedzeń WZK będzie również dostępny na podstronie internetowej Biura Koordynacji.
6.  Członkowie WZK i obserwatorzy mogą przesyłać do Biura Koordynacji uwagi do otrzymanych dokumentów w terminie wyznaczonym w korespondencji, nie krótszym niż 5 dni roboczych przed planowanym posiedzeniem. Ze względu na czas niezbędny do opracowania odpowiedzi, Biuro Koordynacji zastrzega sobie możliwość odniesienia do ich treści podczas posiedzenia WZK.
7.   Przewodniczący oraz członkowie mogą wprowadzić do porządku obrad WZK dodatkowe sprawy nie przewidziane w proponowanym porządku obrad.
8.    Decyzje w formie uchwał poddawane są głosowaniu i wchodzą w życie z dniem podjęcia uchwały.
9.    Decyzje wymagające głosowania podejmowane są zwykłą większością głosów. Kworum na posiedzeniu jest zapewnione, gdy bierze w nim udział co najmniej połowa członków WZK uprawionych do głosowania. W przypadku tej samej liczby głosów, rozstrzyga głos Przewodniczącego.
10. W uzasadnionych sytuacjach możliwe jest podejmowanie decyzji, w tym uchwał w trybie obiegowym, bez konieczności zwoływania posiedzenia. Dokumenty i ustalenia będące przedmiotem procedury obiegowej, przekazywane są z wykorzystaniem poczty elektronicznej przez Biuro Koordynacji.
11. Z każdego posiedzenia WZK Biuro Koordynacji sporządza protokół, który obejmuje co najmniej:
a)    program obrad,
b)    imienną listę uczestników,
c)    stanowiska i opinie wraz ze wskazaniem osób i podmiotów je przedstawiających,
d)    treść podjętych decyzji, uchwał i inne istotne ustalenia WZK,
e)    wyniki głosowań, które odbyły się na posiedzeniu
12. Projekt protokołu przekazywany jest w wersji elektronicznej do członków WZK uczestniczących w posiedzeniu w terminie do 20 dni roboczych od dnia posiedzenia (w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie tego terminu), którzy mogą zgłaszać uwagi do treści w terminie 10 dni roboczych od dnia jego wysłania.
13. Nadesłanie uwag skutkuje koniecznością ustosunkowania się do nich przez Biuro Koordynacji i ponownego przesłania protokołu do wszystkich członków WZK.
14.   Brak uwag oznacza zgodę na zatwierdzenie i podpisanie protokołu przez Przewodniczącego.
15. Ostateczna i podpisana przez Przewodniczącego wersja protokołu zostaje przesłana drogą elektroniczną do wszystkich członków WZK.
16.   Niezależnie od posiedzeń WZK, Biuro Koordynacji przekazuje członkom WZK do konsultacji informacje i dokumenty związane z zadaniami WZK oraz wytworzone w trakcie realizacji projektu „Umiejętności tworzą możliwości” m.in. wyniki badań, raporty, wypracowane narzędzia, informacje o bieżących wydarzeniach itp.
17.   Dokumentację z działalności WZK przechowuje Biuro Koordynacji.  

Postanowienia końcowe
§ 7

1.    Członkowie WZK, wykonują nieodpłatnie swoje obowiązki związane z udziałem w WZK.
2.  Członkowie WZK oraz roboczych grup tematycznych mogą otrzymać zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia / inne wydarzenia w ramach pełnionych obowiązków, realizowanych poza miejscem zamieszkania. Formularz zwrotu kosztów dojazdu stanowi załącznik nr 2.
3.   Biuro Koordynacji zleca i finansuje w ramach projektu „Umiejętności Tworzą Możliwości” dodatkowe opracowania, ekspertyzy, raporty realizowane na potrzeby WZK, uznane za niezbędne do właściwego wykonywania funkcji członka.
4.   O potrzebie zlecenia realizacji dodatkowych opracowań decyduje WZK lub grupa robocza WZK w drodze głosowania, bez konieczności podejmowania uchwały w tej sprawie. Odnotowywane jest to w protokole z posiedzenia WZK.  Każdorazowo zlecenie opracowania musi zostać zaakceptowane przez Przewodniczącego.
5.    Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Przewodniczącego WZK.